Politique de confidentialité

Healing Tree Psychology and Wellness Centre, LLP

3608 boul. St-Charles, Suite 2B Kirkland, Québec, H9H 3C3

514-558-9858 | info@healingtreemontreal.com

Responsable de la protection des renseignements personnels : Elena Grinevitch, M.A., psychologue

1. Objet et portée

Healing Tree Psychology and Wellness Centre, LLP (« Healing Tree », « nous », « notre ») s’engage à protéger les renseignements personnels de ses clients, de ses clients potentiels et des visiteurs de son site web, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au niveau fédéral.

Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, comment nous les utilisons et les protégeons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Renseignements sur les clients potentiels — lorsque vous nous contactez pour vous renseigner sur nos services, nous ne recueillons que les informations nécessaires pour répondre à votre demande et faciliter la prise de rendez-vous. Ces informations sont utilisées à des fins administratives et sont transférées vers notre système de dossiers cliniques sécurisé si vous décidez de recourir à nos services. Si vous ne devenez pas client, vos informations sont conservées pendant une période limitée, puis supprimées de manière sécurisée.

Renseignements personnels et cliniques — recueillis auprès des clients dans le cadre de la prestation de services psychologiques et psychothérapeutiques :

• Nom, date de naissance et coordonnées
• Coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence
• Informations sur le médecin traitant (le cas échéant)
• Notes cliniques, évaluations initiales et dossiers de traitement

Informations administratives — collectées à des fins de facturation et de comptabilité :

• Nom (utilisé dans notre plateforme de comptabilité, Zoho Books)

Informations du site web — recueillies via les formulaires de contact sur notre site web :

• Nom, adresse courriel et/ou numéro de téléphone
• Dans certains cas, le nom de la personne cherchant une thérapie lorsqu’une demande est faite en son nom

Analyses du site web — notre site web utilise Google Analytics pour recueillir des informations anonymisées sur la façon dont les visiteurs utilisent le site, y compris les pages visitées, le temps passé et la situation géographique générale. Ces données ne permettent pas d’identifier les visiteurs individuellement. L’utilisation de Google Analytics est soumise à votre consentement, qui vous est demandé lors de votre visite sur notre site web.

Nous adhérons au principe de minimisation des données et ne recueillons que les informations nécessaires aux fins identifiées.

3. Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• Fournir des services psychologiques et psychothérapeutiques
• Gérer les rendez-vous, la facturation et les dossiers administratifs
• Communiquer avec les clients au sujet de leurs soins
• Répondre aux demandes soumises via notre site web
• Remplir nos obligations légales et professionnelles
• Comprendre comment notre site web est utilisé afin de l’améliorer (Google Analytics, avec consentement)

Nous ne vendons, ne louons ni n’échangeons de renseignements personnels avec des tiers.

4. Divulgation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont gardés strictement confidentiels. Il existe des circonstances limitées dans lesquelles des informations peuvent être divulguées sans votre consentement :

• Signalement obligatoire : Nous sommes légalement tenus de signaler tout risque imminent de préjudice pour vous-même ou pour un tiers identifié, ainsi que tout abus connu ou soupçonné envers une personne vulnérable (enfant, personne âgée ou personne autrement à risque).
• Procédures judiciaires : Les dossiers peuvent être assignés par un tribunal si vous êtes impliqué dans des procédures judiciaires.
• Audits d’assurance : Dans le cadre d’audits d’assurance, nous pouvons confirmer les détails des séances (dates, frais facturés, nom du prestataire) à votre assureur. Aucune information clinique n’est divulguée dans ce contexte.

Toute autre divulgation — par exemple, à un médecin traitant ou à un autre professionnel de la santé — nécessite votre consentement écrit.

Lorsque nos thérapeutes sollicitent une supervision ou une consultation pour soutenir leur travail clinique, toute information identificatoire est minimisée afin de protéger votre confidentialité.

L’accès aux renseignements personnels au sein de la clinique est limité selon le rôle de chacun. Le personnel administratif n’a accès qu’aux informations nécessaires à la prise de rendez-vous et à la facturation. Les informations cliniques ne sont accessibles qu’à votre thérapeute et, le cas échéant, à son superviseur clinique. Les stagiaires fournissant des services sont supervisés par des professionnels agréés, et l’accès aux dossiers est géré en conséquence.

Continuité des soins et transitions de thérapeutes — dans l’éventualité où votre thérapeute quitterait la clinique, vous serez informé de vos options pour la poursuite de vos soins. Avec votre consentement, vos renseignements personnels peuvent être transférés vers la nouvelle pratique de votre thérapeute pour assurer la continuité des soins. Alternativement, vous pouvez choisir de continuer les services au sein de la clinique ou de faire conserver votre dossier par Healing Tree conformément aux exigences légales et professionnelles applicables.

5. Comment nous stockons les renseignements personnels

Les dossiers numériques sont stockés dans Jane, notre plateforme de gestion de pratique. Jane stocke les données sur des serveurs canadiens et est conforme à la LPRPDE ainsi qu’aux normes canadiennes de confidentialité en matière de santé. Jane utilise un cryptage de niveau bancaire pour les données en transit et au repos.

Messagerie sécurisée — nous utilisons la fonction de messagerie sécurisée de Jane pour communiquer avec les clients et nous la recommandons plutôt que le courriel ordinaire pour des raisons de confidentialité. Les clients qui choisissent de communiquer par courriel le font en comprenant que le courriel ordinaire n’est pas un canal entièrement sécurisé.

Dossiers comptables — les noms des clients sont stockés dans Zoho Books, notre plateforme de comptabilité, à des fins de facturation. Aucune information clinique n’y est stockée.

Documents papier — nous ne tenons pas de dossiers clients sur support papier. Dans les rares cas où des documents papier sont reçus, ils sont numérisés, téléchargés dans le dossier du client dans Jane, et l’original est soit détruit de manière sécurisée, soit conservé dans un classeur verrouillé à notre bureau si la conservation de l’original est requise.

Utilisation d’outils numériques et assistés par l’IA — nous pouvons utiliser des outils numériques pour soutenir les tâches administratives et améliorer la prestation de services. Tous ces outils sont évalués pour les risques liés à la vie privée, et nous ne les utilisons pas pour traiter des informations cliniques identifiables sans votre connaissance et votre consentement.

Outils opérationnels internes — nous utilisons des outils internes sécurisés (tels que des plateformes de gestion de tâches et de communication d’équipe) pour coordonner les opérations de la clinique. Ces outils sont utilisés uniquement à des fins administratives et ne servent pas à stocker des dossiers cliniques ou des renseignements personnels détaillés sur la santé.

Tout renseignement personnel inclus dans ces systèmes est limité au strict nécessaire (par exemple, le prénom ou les coordonnées pour la prise de rendez-vous), et l’accès est restreint au personnel administratif autorisé.

Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques pour protéger les renseignements personnels, notamment des contrôles d’accès, des mesures d’authentification sécurisées, la formation du personnel et des accords de confidentialité.

Nous avons réalisé des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour toutes les plateformes numériques que nous utilisons et avons remédié à toute préoccupation de sécurité identifiée.

Transferts de données transfrontaliers — certains des outils numériques que nous utilisons peuvent traiter ou stocker des informations à l’extérieur du Québec ou du Canada. Dans de tels cas, nous réalisons des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et nous nous assurons que des mesures de protection appropriées sont en place pour protéger vos renseignements personnels conformément aux lois applicables.

6. Conservation des renseignements personnels

Les dossiers des clients sont conservés conformément aux exigences professionnelles et légales applicables. En général, les dossiers sont conservés pendant un minimum de cinq (5) ans suivant la date du dernier service fourni. Pour les clients qui étaient mineurs au moment du service, les dossiers sont conservés pendant un minimum de dix (10) ans à compter de la date à laquelle ils atteignent l’âge de la majorité.

Après la période de conservation applicable, les dossiers peuvent être supprimés ou détruits de manière sécurisée.

7. Vos droits

En vertu de la Loi 25, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

Droit d’accès — vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels détenus par Healing Tree. Les demandes doivent être adressées à votre thérapeute, qui discutera de la demande avec vous, y compris de l’objectif visé et de toute considération clinique associée à la communication du dossier. Dans certains cas, un résumé du dossier peut être recommandé à la place du dossier complet.

Droit de rectification — si vous estimez que des informations contenues dans votre dossier sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander une rectification. Les corrections valides seront apportées au dossier concerné.

Droit de retirer son consentement — lorsque vos renseignements personnels sont recueillis sur la base du consentement (par exemple, Google Analytics), vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

Droit de déposer une plainte — si vous avez des préoccupations concernant la manière dont vos renseignements personnels ont été traités, vous pouvez contacter directement notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir les coordonnées ci-dessus). Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) :

Commission d’accès à l’information du Québec www.cai.gouv.qc.ca 1-888-528-7741

8. Protocole en cas d’incident de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, nous prendrons des mesures immédiates pour contenir la situation, évaluer le risque de préjudice et mettre en œuvre des mesures correctives. Le cas échéant, nous aviserons les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information (CAI), et nous tiendrons un registre de ces incidents comme l’exige la Loi 25.

9. Témoins (cookies) et analyses du site web

Notre site web utilise Google Analytics pour recueillir des données anonymisées sur l’utilisation du site. Cela constitue une collecte de renseignements personnels en vertu de la Loi 25 et nécessite votre consentement explicite. Une bannière de consentement s’affiche lors de votre visite sur notre site web, vous permettant d’accepter ou de refuser le suivi analytique.

Notre site web n’utilise pas de témoins publicitaires, de ciblage ou de profilage.

10. Contact et questions

Les questions, demandes ou préoccupations liées à cette politique de confidentialité doivent être adressées à notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Elena Grinevitch, psychologue Healing Tree Psychology and Wellness Centre LLP 3608 boul. St-Charles, Suite 2B Kirkland, Québec, H9H 3C3 514-558-9858 info@healingtreemontreal.com

Cette politique a été mise à jour pour la dernière fois le : 18 avril 2026. Sous réserve de révision et d’approbation juridique.